فرق روابط عمومی الکترونیک ، روابط عمومی دیجیتال ، روابط عمومی ...

 روابط عمومی الکترونیک

به نوعی از روابط عمومی اطلاق می شود که در آن از ابزارهای الکترونیک نظیر سیستم پاسخگویی الکترونیک ، رادیو ، Voice  و نظایرآن برای انجام ماموریت های روابط عمومی استفاده می شود . قرار دادن متون انتشاراتی تولید شده در روابط عمومی با همان شکل و فرمت مثلا در قالب    PDF نیز در چارچوب روابط عمومی الکترونیک قرار می گیرد.

در روابط عمومی الکترونیک به جای بهره گیری از شیوه های سنتی مواجهه با مشتریان یا مخاطبان ، از تکنولوژی های الکترونیکی به منظور سهولت ، سرعت و فراگیری بیشتر استفاده       می شود . در هر صورت فرآیند گام گذاشتن روابط عمومی از شکل سنتی به عرصه الکترونیک ، یک جهش و گام اساسی برای ورود به دنیای مجازی Cyberspace محسوب می شود و سنگ بنای سایر فعالیت های روابط عمومی در فضای آنلاین در همین مرحله گذاشته می شود.

 

 

روابط عمومی دیجیتال

شاید بتوان گفت بعد از پروسه تبدیل روابط عمومی سنتی به روابط عمومی الکترونیک ، انجام فعالیت ها در چارچوب روابط عمومی دیجیتال ، دومین گام بنیادی در این راستا تلقی می شود  در روابط عمومی دیجیتال متون تولیدی و محتوای مورد نظر Contents از فرمت معمولی چاپی به فرمت صفر و یک تبدیل و به عبارت دیگر در این حالت ، صفحات pdf تبدیل به صفحاتHtml می شود . در روابط عمومی دیجیتال هنوز محتواها همان محتواهای روابط عمومی سنتی هستند با این تفاوت که قابلیت جستجو Search و کپی مطالب به صورت Text برای مخاطب وجود دارد.
برخی از اسناد ، نامه ها ، فرم ها و تقاضاها به وسیله ابزارهایی نظیر Email  امکان ارسال و        نقل و انتقال دارند ، اما جهت فعالیت هنوز یک طرفه است ، یعنی هنوز ارتباط فرد به فرد یا چهره به چهره در فضای سایبر ، برقرار نشده است و همه چیز در یک چارچوب به شدت بوروکراتیک و      مطابق ضوابط حاکم بر فضای رسمی و اداری روابط عمومی ها صورت می گیرد.

 

روابط عمومی آنلاین

در این مرحله ، روابط عمومی گامی بلند و شتابان به سمت تحول ماهیت فرآیندهای     روابط عمومی برمی دارد . با آنلاین شدن روابط عمومی ، خدمات به صورت شبانه روزی در اختیار مخاطب و مشتری قرار می گیرد . برای رسانه های مبتنی بر web اعتبار قائل می شود ، خبردهی و خبریابی مبتنی بر فضای وب مرسوم می شود ، اخبار روابط عمومی علاوه بر رسانه های مکتوب printed Media  و رسانه های صوتی و تصویری ، برای رسانه های آنلاین و اینترنتی نیز ارسال می شود ، همایش های خبری آنلاین برگزار می شود ، امکان انتشار همزمان مصاحبه ها و گفتگوهای زنده روی اینترنت فراهم می شود ، تکذیبیه ها و پاسخ های رسمی برای نشریه های الکترونیکی ، سایت ها ، وبلاگ ها ، روزنت ها و خبرگزاری های اینترنتی فرستاده می شود و به طور کلی روابط عمومی آنلاین نسبت به محتوای تولید شده در اینترنت عکس العمل نشان می دهد.
همچنین شرکت در چت روم ها chat rooms و ارسال نامه ها از طریق پست الکترونیکی جدی گرفته می شود و وب سایت سازمانی فعال می شود.

 

روابط عمومی سایبر

شاید بتوان گفت کامل ترین و جامع ترین شکل متصور برای روابط عمومی الکترونیک ، روابط عمومی سایبر است. منظور از روابط عمومی سایبر ، فرآیندی است که در آن روابط عمومی به صورت کاملا آنلاین درآمده که ویژگی تعاملی و مشارکت پذیری آن بسیار برجسته و بارز است. مخاطب یا مشتری در روابط عمومی سایبر در جایگاه اول اهمیت ایستاده است و به جای توده های انبوه به تک تک افراد توجه کامل می شود. هیچ نامه ای بدون پاسخ نمی ماند و هیچ انتقادی از نظرها پنهان نمی شود ، کارکنان روابط عمومی سایبر نه فقط در ساعات اداری ، بلکه در تمام مدت شبانه روز و در تمام ایام هفته ( 24 * 7  ) ، بدون تعطیلی و در تمام زمان ها و مکان ها به انجام فعالیت می پردازند . گاهی رخدادی در یک روز تعطیل نیازمند توجه ، واکنش یا پاسخ است و این کار باید توسط کارکنان روابط عمومی سایبر و با استفاده از اختیارات و سطوح دسترسی Access آن ها به وب سایت سازمانی یا پست الکترونیک یا پیام رسانان فوری صورت گیرد. به طور خلاصه می توان گفت که در روابط عمومی سایبر :

1-    حضور فراتر از شبکة جهانی وب ، یا حتی اینترنت است و از انواع ابزارها و امکانات رایانه ای و مخابراتی استفاده می شود .

2-    با تک تک مخاطبان ارتباط دوسویه و تعاملی برقرار می شود .

3-    به محتوا بیش از سایر موارد اهمیت داده می شود ، چرا که سایبر اطلاعات محور است .

4-    در هر کجا قابل دسترس هستید .

بنابراین در روابط عمومی سایبر، مفهوم کار و ساعت کاری تغییر پیدا می کند وحضور در چنین نهاد یا سازمان یا بخشی به منزله یک شغل Fulltime محسوب می شود . داشتن       تخصص های ویژه ، تسلط به نرم افزارها software و مهارت های دیجیتالی Digital Skills از                     جمله ضرورت های نیروهای روابط عمومی سایبر است.

روابط عمومی اینترنتی

برخی سازمان ها اصولا بر بستر اینترنت متولد شده اند و در همان فضا فعالیت می کنند و حیات و ممات آنها وابسته به جایگاه شان در اینترنت است . مهم ترین فعالیت این سازمان ها در عرصه اینترنت برای بقا ورشد وتوسعه ، درچارچوب روابط عمومی اینترنتی انجام می شود کارکنان چنین نهادی هریک از برخی جهات به کارمندان بالقوه وبالفعل روابط عمومی تبدیل می شوند .

در روابط عمومی اینترنتی با مفهوم و چارچوب فوق ، همه امور فوق العاده تخصصی و فنی است و استفاده حداکثری از تکنولوژی های نرم افزاری و اطلاعاتی صورت می گیرد. روابط عمومی اینترنتی خود به دنبال ابداع شیوه ها و متدهای جدید برای رشد سازمان و ارتقای جایگاه آن در جهان است .

روابط عمومی مجازی

روابط عمومی مجازی را می توان نوعی از روابط عمومی دانست که وجود خارجی ندارد ، هر چند ممکن است سازمان اصلی متبوع آن در جهان واقعی وجود داشته باشد . این فرآیند اشاره به نوعی از فعالیت روابط عمومی دارد که فعالیت های آن در چارچوب سازمان بوروکراتیک نیست و هریک از ماموریت های آن توسط بخش خصوصی یا اشخاص منفرد در خارج از سازمان انجام    می شود. روابط عمومی در این شکل ، به صنعت تبدیل می شود و امور آن توسط متخصصان هر فن با استفاده از تازه ترین تکنولوژی ها صورت می پذیرد و نتایج آن در اختیار سازمان قرار می گیرد.

به هر حال واقعیت این است که امروزه فعالیت روابط عمومی از قالب های سنتی خود خارج شده و اشکال متنوع و متفاوتی به خودگرفته است . وجه مشترک همه این فعالیت ها ، استفاده از     تکنولوژی های اطلاعاتی وافزایش قدرت تعامل با مخاطب- مشتری می باشد. در واقع آنچه روح روابط عمومی الکترونیک را می سازد ، بینش حاکم بر آن است و تکنولوژی  ابزاری برای تحقق این آرمان می باشد.

 

لزوم روابط عمومی الکترونیک

روزگار حاضر را میتوان دوران حرف e دانست . تنها کافی است که یک پیشوند e به اول هر چیزی بیاورید تا نام آخرین تحولات در هر زمینه را به دست آورید .

تجارت الکترونیک ، بانکداری الکترونیک ، شهر الکترونیک ، پرسشنامه الکترونیک ، مجله الکترونیک ، بانکداری الکترونیک ، پست الکترونیک ، موسیقی الکترونیک ، دفتر الکترونیک ، نشر الکترونیک ، اعتبارمالی الکترونیک و ... نهایتاً روابط عمومی الکترونیک از پدیده هایی است که بحث روز خدمات نوین ارتباطی در جهان است . اکنون مراجعه به پایگاههای اینترنتی در کشورهای صنعتی و پیشرفته ، جای مراجعه به تمام سازمان ها و ادارات دولتی را تا حد قابل توجهی گرفته است و همه خدمات دولتی از صدور شناسنامه و گذرنامه تا ثبت شرکت ها ، اخذ مجوزهای شغلی یا اخذ مدارک قضایی و... همگی توسط این پایگاهها انجام خواهد شد . اگر بخواهیم تعریفی از روابط عمومی الکترونیک داشته باشیم باید بگوئیم که :

روابط عمومی الکترونیک نحوة به کارگیری فنآوری های جدید ارتباطی و شیوه های نوین اطلاع رسانی در جهت ارائه خدمات منطبق بر خواسته های مخاطبان به طور لحظه ای (online) به منظور تحقق اهداف روابط عمومی است .

شاید بتوان گفت روابط عمومی الکترونیک لازمه و پیش فرض تحقق دولت الکترونیک است. دولت الکترونیک اصطلاحی است که به ارائه خدمات دولتی از طریق اینترنت و با استفاده از ابزارهای رایانه ای اطلاق میشود.

در شکل سنتی روابط عمومی برای راهنمایی مراجعین تان کار شما تهیه بروشور به صورت مکتوب ، نصب تابلوی راهنمای طبقات و مواردی از این قبیل بود . فرض کنید بسیاری از       سازمان های رسمی کشور ، دارای ساختمان های متعددی است و شما برای انجام کارتان نیاز دارید به هر ساختمانی و یا آدرسهای متفاوتی مراجعه کنید. از تهیه مدارک مورد نیاز گرفته تا دانستن محل مراجعه از جمله اطلاعاتی است که اصولاً روابط عمومی های سازمان باید آنها را تهیه کرده و در قالب بروشوری به مراجعه کنندگان داده و یا در اختیار متصدیان مربوطه بگذارند .

اما شکل جدید روابط عمومی با توجه به خدماتی که ارائه میدهد و نیازهایی که مخاطبان با آن روبرو هستند ، می تواند جهت گسترش فعالیت های خود و کاهش ترافیک کاری به کاربران که از طریق اینترنت به آنها متصل می شوند ، پیشنهاد استفاده از اطلاعات درج شده در سایت را بدهد . یا در جاهایی که دسترسی به اینترنت ممکن نمی باشد از طریق برنامه نویسی و تهیه cd
درج کامل قوانین و مقررات ، مدارک مورد نیاز ، آشناکردن کاربرها با بخش های مختلف سازمان ، ارائه اخبار داخلی ومجلات و ... می تواند از موارد و اطلاعاتی باشد که روابط عمومی ها در اختیار مخاطبانشان قرار دهند . از همه مهم تر امکان دسترسی یکسان مردم به بالاترین مقام آن سازمان نیز در ارتباط مستقیم شان ا زطریق پست الکترونیک مهیا شده است .

 

مزیت های روابط عمومی الکترونیک 

پیشتر به تعریف روابط عمومی الکترونیک (Electronic Public Relations) پرداختیم و نقش آن ها را درایجاد دولت الکترونیک وراهبری سازمان ها بیان داشتیم وگفتیم که روابط عمومی ها نقش مهم و کلیدی در برخورد با مخاطبان یک سازمان دارند و به دلیل حجم بالای ارتباطات آن با قشر زیادی از مخاطبانی که روزانه به آن ها مراجعه می کنند و درخواست اطلاعات می کنند ،       می توانند راه حل های مطلوبی را در اختیار مدیران سازمان و حتی وب مسترهای سایت های اینترنتی سازمان بدهند . همچنین به این نکته تاکید کردیم که روابط عمومی الکترونیک فقط به ارائه خدمات بهتر و سریع تر به مردم خلاصه نمی شود. با وجود چنین ابزاری است که مردم می توانند نظرات خود را بسیار راحت تر و بدون گذراندن فیلترها و سدهای مستحکم به سمع و نظر مسئولین سازمان برسانند . بی اغراق سرعت در اطلاع رسانی اصلی ترین عنصری است که روابط عمومی الکترونیک را به روابط عمومی سنتی تحمیل کرده است . کارگزاران روابط عمومی برای بهره برداری از این سرعت و دقت طلایی لازم است تکنیک های نوین رقابت را بیاموزند . اگر آن ها نتوانند از ابزارهای جدید دیجیتال استفاده کنند در این کشاکش بازنده خواهند بود . از این رو روابط عمومی الکترونیک یک الزام است و انتخاب نیست.

 

مدیریت روابط عمومی الکترونیکی

فناوری‌های نوین ارتباطی زندگی بشر را در تمام ابعاد متحول ساخته است . همگام با تحولات فناوری اصول و شاخص های اقتصادی و اطلاع رسانی در دنیا دچار تغییرات ماهیتی شده و در نتیجه هویت های فردی در عرصه جهانی شکل پیدا می کنند . هر فردی می تواند در قالب یک سازمان مجازی به کار و فعالیت بپردازد و در نتیجه باید با اصول و فناوری های کار در دنیای امروز به خوبی آشنا باشد ، صحبت از جامعه اطلاعاتی است . جامعه ا‌ی که زندگی در آن مبتنی و وابسته به  فناوری‌‌های ارتباطی نوین از قبیل اینترنت است . لذا تمامی افراد ، سازمان‌ها و دولت‌ها باید تلاش کنند تا خود را بری حضور موثر در جامعه اطلاعاتی مهیا سازند . روابط عمومی ها به عنوان بازیگران اصلی عرصه اطلاع رسانی باید با مجهز شدن به فناوری های روز بتوانند خود را منطبق و هماهنگ با تحولات روز نمایند . برای شکل گیری روابط‌عمومی دیجیتال , باید نکات ذیل را در نظر گرفت :

·         رهبر سازمان که در راس هرم قرار دارد می تواند با اندیشیدن تدابیر لازم و حمایت از طرح‌های پیشنهادی , روابط‌ عمومی‌ها را بری رسیدن به اهداف خود یاری رساند .

·         ایجاد بینش سازمانی در بین مدیران در خصوص ضرورت جهت‌گیری فعالیت‌ها و برنامه‌های روابط‌عمومی به سمت الکترونیکی شدن یک ضرورت به شمار می رود .

·         تعهد به تامین و پشتیبانی منابع و امکانات مورد نیاز روابط عمومی‌ها از سوی مسئولان ، حمایت واقعی از تغییر روابط عمومی از سنتی به الکترونیکی و دیجیتالی ، آمادگی بافت‌سازمانی برای تحولات و ایجاد امید به عدم خطر افتادن آن ها و حرکت بر اساس یک راهبرد بلند مدت و هدفمند ، از جمله شرایطی است که باید برای توسعه روابط عمومی الکترونیک فراهم گردد .

همانطور که از تعاریف سنتی روابط عمومی بر می آید این بخش به عنوان گلوگاه تبادل اطلاعات داخل و خارج سازمان است . روزانه حجم زیادی از تماس های تلفنی ، نامه های اداری و حضور مستقیم مخاطبان ، مشتریان و کارکنان سازمان در این بخش برای دریافت یا توزیع اطلاعات صورت می گیرد . از سوی دیگر نیاز به سرعت عمل در دریافت و توزیع اخبار و اطلاعات بین کارمندان و مخاطبان سازمان باعث پیچیدگی بیشتر فرآیند های کاری می شود . در این شرایط همگام کردن روابط عمومی ها با سرعت بالای تولید اطلاعات بری فعالیت بهینه روابط عمومی به عنوان یک ضرورت احساس می شود . بنابراین سازمان ها با استفاده از عنصر فناوری روح تازه ی را در کالبد روابط عمومی می دمند و از این طریق مدیریت بهتری بر روند اطلاع رسانی در سازمان خواهند داشت .

روابط عمومی الکترونیک ،  اولین گام در جهت ایجاد سازمان الکترونیک و درنهایت دولت الکترونیک است . روابط عمومی با توجه به ماهیت اطلاعاتی خود ، جایگاه مناسبی بری استفاده از تکنیک ها ، ابزارها و روش های فنآوری اطلاعات و ارتباطات است . که دلیل آن را می توان در مهجور بودن روابط عمومی در سازمان ها ، عدم دانش مدیران و کارمندان روابط عمومی ها و یا بخش نامه ای بودن فعالیت ها جستجو کرد . عدم توجه به استفاده از روابط عمومی الکترونیک روح خلاقیت و نو آوری را در کارکنان سازمان از بین برده و مانع بهره روری مناسب می شود چرا که فرآیندهای کاری به صورت تکراری مدام انجام می شود بدون اینکه باری از دوش سازمان برداشته شود . اغلب مشاهده می کنم که در روابط عمومی ها به جای استفاده از ابزارهایی نظیر وب سایت و یا تلفن گویا برای ارتباط با مخاطب ، این ابزارها صرفا بری رفع تکلیف و انجام بخشنامه خریداری و استفاده می شوند و حتی مشاهده می شود که کارمندان روابط عمومی پشت این رسانه ها مخفی می شوند به جای این که از آن استفاده مناسب بنمایند .

بنابراین توضیحات می توان چهار جهت کاری عمده برای بخش روابط عمومی الکترونیک در سازمان تعریف کرد :

1- تهیه و توزیع هدف دار پیام های سازمان با استفاده از ابزارهای تکنولوژیک همچون تلفن گویا ، سایت های اینترنتی ، پست الکترونیک ، سرویس های پیام کوتاه و ...

2- برنامه ریزی برای اتخاذ روش های مقرون به صرفه در حوزه اطلاع رسانی سازمان

3- تبدیل شدن به برگ برنده مدیران سازمان برای پیشبرد اهداف و رسالت ها

4- بالا بردن تعامل کاری و ارتباطی بین نیروهای سازمان و مشتریان با سازمان